国家食物与营养健康产业技术创新战略联盟2016年年会,应用场景介绍


2017年1月4日“国家食物与营养健康产业技术创新战略联盟2016年年会”在广州越秀宾馆举办,来自全国各个地区200余位的专家、学者、厂商、媒体需要组按身份、单位、地区进行座位安排分配,而确认座位安排的所有代表只能在会前1天才能最终确认... …如何从容应对这一个个挑战,将是对活动组委会严峻的考验。

最终版的名单需要各部确认汇总至组委会处,组委会将确认后的名单会汇总至电子表格中,然后再根据标准进行座位分配,这在有限的时间内,用excel表复制剪切最容易出现的是名单丢失的情况,名单一旦丢失,所有工作基本需要重新分配,重新分配后还需一遍遍的人员确认核对,以保证分座的正确性,分配完成后的生成座位查询二维码链接,在注册区处张贴,在代表报到时让代表提前扫描查看并留存,如果第二天座位更新,只需再次搜索查询即可,以避免现场找座位秩序混乱,分配后的座位图现场还将打印出来供参合代表现场查找,座位图确认后工作人员还需按照座位图摆放桌卡,现场摆放也需对照座位图一遍遍确认,以避免漏摆或摆错,这一流程就像一条生产线,环环相扣,每一个环节都不允许出错,最不允许出错的,还是第一步的座位分配这一源头,如果源头出问题,后续的每一环节都将出错…

而面对以上的挑战对于花生会议智能活动管理系统而言,将对组委会的筹备工作变得更为简单,就让这一切交由智能活动管理系统来处理,系统将解决组委会繁琐的日常会务工作。

会前2天,得知此需求;

与组委会再次考察场地,确定会场台型图;

将台型图配置到花生会议系统中;

会前1天

将嘉宾及参会代表名单及单位按照单位排序后导入花生会议系统;

根据领导排座要求进行第一轮排座,然后导出台型图,打印后交由领导审阅;

领导修改,并增加新人和减掉不参会的人,第二轮修改,打印后交由领导审阅并确定;

确认后导出座位名单并批量打印桌卡;

按照座位图摆放桌卡,同时生成二维码链接,打印粘贴至注册区;

提醒报到代表扫描查看,期间座位有过多次调换,但花生会议不会遗漏和重复,每个人安排的妥妥的;

会前半小时,会场大屏幕打出座位查询二维码,供大家进场后查看;

现场参会人员体验新鲜、方便快捷,再也不用为摆桌卡困扰,更不用为找座位担忧,而做到这些,只需通过花生会议就能轻松解决;

现场精彩照片展示

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签到现场

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签到现场

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后台嘉宾排座

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后台嘉宾排座

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座位表导出-张贴

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扫码后,手机端座位图全景,展示所有人员座位

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手机端,个人姓名搜索结果展示

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会议现场1

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会议现场2

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会议现场3

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会议现场4